Proces rekrutacji
Od czego zacząć?
Zapoznaj się z zasadami wyjazdu na praktykę w ramach programu Erasmus+ w UWM w Olsztynie. W przypadku wyjazdów na praktykę musisz być przygotowany na samodzielne znalezienie firmy, w której będziesz mógł zrealizować praktykę.
Tu możesz znaleźć listę miejsc, gdzie studenci odbywali praktyki w latach ubiegłych.
Przydatne mogą okazać się również linki:
http://erasmusplus.org.pl/szkolnictwo-wyzsze/oferty-praktyk-zagranicznych/
http://www.uniss.it/internazionale/international-exchange-mobility/erasmus-traineeship-sardinia (Włochy)
www.internship.muni.cz (Czechy)
Rekrutacja wydziałowa
Skontaktuj się ze swoim Koordynatorem Wydziałowym. Jest on pracownikiem naukowo-dydaktycznym Twojego Wydziału. Koordynator Wydziałowy odpowiedzialny jest za rekrutację i kwalifikację kandydatów na wyjazd w ramach programu Erasmus+.
Kwalifikacja wydziałowa polega na:
- sporządzeniu listy kandydatów wyrażających chęć wyjazdu;
- przeprowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej przez Koordynatora Wydziałowego oraz Dziekana Ostateczna. Decyzja o zakwalifikowaniu się na wyjazd na praktykę podejmowana jest przez Koordynatora Uczelnianego Programu Erasmus+. Ocena formularzy aplikacyjnych przeprowadzana jest w obrebie danego Wydziału, zgodnie z obowiazującymi kryteriami.
Kryteria w trakcie rekrutacji:
Pierwszeństwo w kwalifikacji mają osoby ubiegające się o wyjazd na praktykę do jednostki będącej partnerem strategiocznym UWM (Hochschule Offenburg) w ramach projektu Uniwersytety Europejskie;
Kolejne kryteria rekrutacji:
- udział w mobilności po raz pierwszy;
- średnia ocen (określona przez Twój wydział);
- znajomość języka obcego (instytucja przyjmująca określa język, w którym będzie prowadzona praktyka);
- zapoznanie się z regulaminem uczestnictwa i harmonogramem programu Erasmus UWM w Olsztynie;
- dodatkowe kryteria np.: aktywność na uczelni – działalność w organizacjach studenckich, kołach naukowych itp.
- Decydując się na realizację praktyk w ramach programu Erasmus+ należy uwzględnić zgodność praktyki z programem i kierunkiem studiów. Praktyka może być praktyką obowiązkową lub nieobowiązkową (z punktu widzenia programu kształcenia), ale zawsze powinna gwarantować nabycie kompetencji związanych z kierunkiem studiów studenta.
- Będąc studentem ostatniego roku studiów musisz zakończyć swoją praktykę przed uzyskaniem absolutorium.
- Absolwenci muszą być zgłoszeni przez wydział na wyjazd jeszcze w trakcie ostatniego roku studiów.
W przypadku ograniczonych środków w programie Erasmus+ Uczelnia ma prawo do określenia maksymalnej ilości dni, które będą finansowane z zachowaniem zasad równego traktowania wszystkich Uczestników programu.
Przed wyjazdem
Przygotowanie dokumentów
Praktyki nie są wyjazdami zarobkowymi, ale stażami zawodowymi w instytucjach zagranicznych (firmach, organizacjach i stowarzyszeniach, placówkach naukowo-badawczych, muzeach, bibliotekach, szpitalach itp.). Nie można odbyć praktyk Erasmusa+ w instytucjach unijnych ani w instytucjach odpowiedzialnych za zarządzanie unijnymi programami, ani także w polskich placówkach dyplomatycznych za granicą.
Minimalny okres trwania praktyki wynosi 2 miesiące, maksymalny – jeden i ten sam rok akademicki. Stypendium Erasmus+ wypłacane będzie przez okres 3 miesięcy. Jeżeli praktyka trwa dłużej niż 3 miesiące, na pozostały okres studentowi może być przyznany status uczestnika programu Erasmus+, ale bez gwarancji wypłaty stypendium. Jeżeli student podczas trwania praktyki wystąpi o przedłużenie okresu praktyki, na okres ten będzie przysługiwać mu stypendium finansowe, ale tylko w przypadku posiadania przez Uczelnię wolnych środków finansowych.
Po zakwalifikowaniu się na praktykę postaraj się nawiązać kontakt z osobą odpowiedzialną za przyjmowanie praktykantów w instytucji zagranicznej. Następnie rozpocznij kompletowanie niezbędnych dokumentów.
! Pamiętaj, aby zapoznać się z harmonogramem działań programu Erasmus+ zamieszczonego na stronie BWM, ze względu na różne terminy aplikowania na praktyki!
Niezbędne dokumenty
Wszystkie dokumenty należy wysyłać w formie skanów na adres e-mail pracownika BWM odpowiedzialnego za wyjazdy studentów na praktyki.
Formularz wypełniasz komputerowo, potem podpisujesz i składasz u Twojego Koordynatora Wydziałowego w terminie podanym przez Koordynatora Wydziałowego. Następnie zostanie on przekazany przez Koordynatora do BWM. Praktyka może odbyć się w semestrze letnim lub w okresie wakacji letnich. Pamiętaj jednak, że praktyka musi zostać zakończona do dnia 30 września.
Po pomyślnym przejściu procesu rekrutacji i potwierdzeniu Twojego przyjęcia przez instytucję zagraniczną w postaci Letter of intent, możesz przystąpić do przygotowania Learning Agreement for Traineeships (TA).
- Letter of Intent jest deklaracją chęci współpracy z Uniwersytetem Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie w ramach programu Erasmus+ przy realizacji praktyk. Letter of intent nie jest wymagany w przypadku wyjazdu do instytucji, w której praktyki realizowane były w latach poprzednich.
Learning Agreement for Traineeships
Jest to „Porozumieniu o programie praktyk”, które wypełniasz w porozumieniu z Koordynatorem Wydziałowym lub Koordynatorem Uczelnianym (w przypadku wyjazdu absolwentów), a które zatwierdza instytucja przyjmująca. Dokument ten powinien być wypełniony w języku angielskim lub języku kraju, do którego wyjeżdżasz. Będzie on podstawą uznania i zaliczenia praktyki.
W przypadku absolwentów TA, z ramienia UWM, podpisuje Koordynator Uczelniany programu Erasmus+.
Wskazówki do: Learning Agreement for Traineeships
Zgoda Dziekana (nie dotyczy absolwentów)
Jesteś zobligowany do uzyskania pisemnej zgody Dziekana na odbycie praktyki, w ramach programu Erasmus+. Przekazując podanie Dziekanowi musisz także przedstawić propozycję TA zawierającą program praktyk, jaki będziesz realizować w instytucji zagranicznej. Na tej podstawie Dziekan wyrazi zgodę na realizację praktyk za granicą.
Zaproszenie
- forma e-mail (muszą być podane konkretne daty mobilności)
Formularz ten wypełniasz w celu umożliwienia przesłania odpowiedniej kwoty stypendium na Twoje konto osobiste. Formularz wypełniasz na komputerze i podpisany przekazujesz do BWM. Formularz jest do pobrania na stronie internetowej BWM.
Ubezpieczenie
Student/absolwent wyjeżdżający na praktykę zobowiązany jest do posiadania ubezpieczenia zdrowotnego, odpowiedzialności cywilnej (OC) oraz następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) uznawanego w kraju odbywania praktyki oraz ważnego przez cały okres jej trwania.
Student lub uczestnik studiów doktoranckich zgłoszony do ubezpieczenia jako członek rodziny po ukończeniu 18 roku życia musi załączyć do wniosku kopię aktualnej legitymacji ucznia/studenta lub inną formę zaświadczenia o kontynuowaniu nauki.
http://www.nfz.gov.pl/dla-pacjenta/zalatw-sprawe-krok-po-kroku/jak-wyrobic-karte-ekuz/
! Pamiętaj, aby upewnić się czy w przypadku wyjazdu do Turcji nie ma obowiązku wykupienia tureckiego ubezpieczenia, które jest niezbędne do zalegalizowania pobytu!
UWAGA!: Obowiązkowa rejestracja wyjazdu w systemie ODYSEUSZ https://odyseusz.msz.gov.pl/Home/RegisterTravel
Organizacja zakwaterowania
Jeśli wybierasz się na praktykę skontaktuj się z instytucją przyjmującą i poproś o pośrednictwo w znalezieniu zakwaterowania. Jeśli jest to niemożliwe, postaraj się samodzielnie zorganizować zakwaterowanie.
Nie zwlekaj! Pamiętaj, że zakwaterowanie leży w Twojej gestii i nie powinieneś tego zrobić przed samym wyjazdem!
Podpisanie umowy o grant
Przed wyjazdem jesteś zobligowany do podpisania Umowy Uczelnia-Student, która wypełniania jest komputerowo w 2 egzemplarzach przez pracownika BWM. Umowę podpisujesz osobiście w BWM po uprzednim umówieniu się na spotkanie (wyłącznie poprzez korespondencję mailową) na 21 dni przed rozpoczęciem mobilności. Jednocześnie powinieneś dostarczyć formularz danych bankowych potrzebnych do przekazania Twojego grantu w walucie EURO. Sam decydujesz, na jakie konto otrzymasz przyznany grant (EUR lub PLN). Pamiętaj tylko, że w przypadku konta złotówkowego musisz liczyć się z wahaniem kursu walutowego. Biuro przyjmuje interesantów od poniedziałku do czwartku w godz. 9.00 – 13.00.
Uczestnicy otrzymują przed wyjazdem 70% przyznanego stypendium, pozostałą kwotę po rozliczeniu wyjazdu!
Na podstawie umowy zobowiązujesz się do:
- odbycia praktyki w instytucji zagranicznej w zadeklarowanym okresie;
- zrealizowania programu praktyk uzgodnionego przed wyjazdem w „Porozumieniu o programie praktyk” (TA podpisany przez wszystkie 3 strony);
- bezzwłocznym powiadomieniu Uczelni w razie jakichkolwiek zmian nanoszonych do TA;
- dostarczenia w terminie do 14 dni po zakończeniu trwania praktyki dokumentów: uzupełnione porozumienie o programie praktyki (TA) o sekcję „po zakończeniu mobilności” (after mobility) lub oryginalne zaświadczenie o odbytych praktykach wraz z dokładnymi datami pobytu.
- posiadania ubezpieczenia na czas wyjazdu;
- wypełnienia raportu/ankiety on-line po zakończeniu mobilności.
Podpisanie umowy nie będzie możliwe w sytuacji braku niezbędnych dokumentów.
Przedłużenie pobytu
Przedłużenie pobytu w instytucji przyjmującej w ramach programu Erasmus+ jest możliwe tylko w obrębie jednego roku akademickiego. Nie można przedłużyć pobytu na kolejny rok akademicki, nawet bez otrzymania stypendium. Aby przedłużyć pobyt o kolejne miesiące w ramach tego samego roku akademickiego należy uzyskać zgodę instytucji przyjmującej i swojej uczelni, uzgodnić “Porozumienie o programie praktyki” na kolejny okres i podpisać stosowny aneks do umowy z UWM w Olsztynie.
Decydując się na przedłużenie pobytu pamiętaj, że stypendium Erasmus będzie wypłacane maksymalnie przez okres do 3 miesięcy. Jeżeli praktyka trwa dłużej niż 3 miesiące możesz otrzymać status uczestnika programu Erasmus+, ale bez wypłaty stypendium finansowego.
Wizy i legalizacja pobytu
Wyjazdy studentów na praktykę w krajach Unii Europejskiej nie wymagają ubiegania się o wizę, aczkolwiek pozostaje w mocy obowiązek zalegalizowania pobytu w danym kraju, w odpowiednich urzędach na pobyt dłuższy niż 3 miesiące. Pamiętaj jednak o tym, aby przed wyjazdem zajrzeć na stronę Ministerstwa Spraw Zagranicznych (www.msz.gov.pl).
W przypadku wyjazdu do Turcji będziesz zobowiązany uzyskać wizę uprawniającą do wjazdu i pobytu na terenie Turcji. Nie ma możliwości do wjazdu do Turcji za okazaniem dowodu osobistego.
Więcej informacji o wymogach poszczególnych państw dostępnych jest na stronie MSZ.
Na miejscu
Po przybyciu na miejsce musisz wykonać kilka podstawowych czynności, do których należą:
- kontakt z opiekunem Twojej praktyki;
- zalegalizowanie pobytu;
- zapoznanie się z dokładnym programem praktyk. Jeżeli program praktyki nie może zostać zrealizowany pomimo wcześniej otrzymanego programu praktyk, musisz w porozumieniu z opiekunem praktyk instytucji zagranicznej i macierzystej wprowadzić zmiany w TA, w terminie do 1 miesiąca po przyjeździe
- ustalenie z opiekunem praktyki w instytucji przyjmującej Twoich obowiązków.
W przypadku praktyki obowiązkowej, która stanowi integralną część studiów w uczelni macierzystej, zaliczenie praktyki następuje na warunkach określonych przez uczelnię. W przypadku praktyk nieobowiązkowych należy zadbać również o jej wpisanie do Suplementu do Dyplomu jako dodatkowego osiągnięcia studenta. W obydwu przypadkach zaliczenie praktyki będzie wymagało dostarczenia macierzystej uczelni dokumentu, w którym instytucja przyjmująca potwierdzi jej zrealizowanie.
Po przyjeździe
Po przyjeździe ze stypendium w pierwszej kolejności zgłoś się do BWM w terminie określonym w umowie Uczelnia-Student w celu rozliczenia się z wyjazdu.
Finalne rozliczenie mobilności z UWM w Olsztynie polega na złożeniu dokumentów
- uzupełnione porozumienie o programie praktyki (TA) o sekcję „po zakończeniu mobilności” (after mobility) wraz z dokładnymi datami pobytu
- oświadczenie o odbytej podróży i bilety jako dowód odbytej podróży (samolot, pociąg, autobus).
Twoim obowiązkiem wynikającym w podpisanej umowy jest także wypełnienie w formie on-line raportu/ankiety studenta, do której link otrzymasz na skrzynkę mailową po zakończeniu mobilności.
Obowiązkiem studenta jest przystąpienie do testu językowego na platformie OLS.
Na tej podstawie zostaniesz rozliczony z wyjazdu, zostanie także wypłacona zaległa kwota stypendium.
W następnej kolejności skontaktuj się ze swoim Koordynatorem Wydziałowym w celu przedłożenia mu kopii potwierdzonych uprzednio przez BWM dokumentów otrzymanych z instytucji partnerskiej. Kopię dokumentów potwierdzonych przez BWM dostarcz również do dziekanatu. Na tej podstawie praktyka zostanie wpisana do Suplementu do Dyplomu.