Jesteś tutaj

---Przed wyjazdem

Jeśli planujesz zagraniczny wyjazd służbowy, oto instrukcja jak to zrobić krok po kroku:

 

1. Pobierz WNIOSEK WYJAZDOWY i wypełnij go zgodnie z poniższymi wytycznymi (przykład1):

        a. Termin wyjazdu:

  • przy wypełnianiu tego pola pamiętaj, żeby uwzględnić nie tylko samo wydarzenie ale całą podróż
  • przyjmuje się, że podróż można rozpocząć na 1 dzień przed wydarzeniem i zakończyć na 1 dzień po wydarzeniu (jeśli wyjazd jest na inny kontynent to +/-2 dni)

        b. Instytucja przyjmująca:

  • koniecznie wpisz pełną nazwę instytucji, jest to informacja niezbędna do sprawozdań

        c. Cel wyjazdu: w zależności od celu wyjazdu do wniosku wyjazdowego załącz:

  • konferencja – program lub zakres tematyczny, zaproszenie do udziału lub potwierdzenie rejestracji
  • kształcenie – program lub zakres tematyczny, zaproszenie do udziału lub potwierdzenie rejestracji
  • staż naukowy – zaproszenie, indywidualny program podnoszenia kwalifikacji (własnego autorstwa)
  • staż dydaktyczny – zaproszenie, program
  • badania naukowe – plan badań
  • inne – cokolwiek co potwierdzi zasadność wyjazdu

        d. Środek lokomocji:

  • koniecznie zaznacz wszystkie zaplanowane środki komunikacji, będzie to ważne przy rozliczaniu kosztów wyjazdu
  • jeśli zabierasz się z kimś w drogę, wpisz w „inne” słowa <<pasażer p. Jana Kowalskiego>> (oczywiście wskazując prawdziwego kierowcę samochodu)

        e. Informacja do systemu POLon:

  • podejdź skrupulatnie do wypełniania tej części wniosku, gdyż na podstawie tych informacji przeprowadzana jest parametryzacja Uczelni a co za tym idzie – przyznawana subwencja $$

        f. Przewidywany całkowity koszt wyjazdu:

  • pamiętaj, że jest to suma wszystkich wydatków związanych z zaplanowaną delegacją (środki UWM + środki własne + środki strony zapraszającej)
  • w celu wyliczenia przewidywanych kosztów skorzystaj z ogólnodostępnego KALKULATORA zagranicznej podróży służbowej oraz KALKULATORA krajowej podróży służbowej, znacząco ułatwi Ci to zadanie

        g. Źródło finansowania:

  • jeśli Twoja delegacja jest finansowana z więcej niż jednego kodu finansowego, wskaż przynależność wydatków do poszczególnych kodów (np. kod 123 – noclegi, kod 456 – bilety)

        h. Urlop płatny:

  • jest on udzielany w przypadku: odbycia kształcenia za granicą, stażu naukowego, stażu dydaktycznego, uczestnictwa w konferencji, uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej

        i. Opinia Dziekana:

  • podpis Dziekana Wydziału jest niezbędny, podpis Prodziekana (upoważnionego) jest akceptowalny tylko w przypadku nieobecności Dziekana dłuższej niż tydzień – w takiej sytuacji prosimy o dodatkową adnotację „w związku z nieobecnością Dziekana”
  • jeśli Twoja jednostka nie ma Dziekana lub jeśli Dziekanem jesteś Ty, to pole zostaw po prostu puste

2. Jeśli Twój wyjazd łączy kilka celów wyjazdu i/lub obejmuje ciągiem kilka krajów, opisz wszystko na jednym wniosku.

3. Ważne! Wszystkie pola we wniosku muszą zostać wypełnione, w przeciwnym razie wniosek zostanie zwrócony do poprawy (serio serio!)

4. Tak wypełniony wniosek wydrukuj dwustronnie (to serio ważne) i przekaż do BWM przez Kancelarię Ogólną (tzw. Rozdzielnię). Informację zwrotną o zgodzie na wyjazd otrzymasz na maila.

5. W przypadku chęci połączenia wyjazdu służbowego z urlopem wypoczynkowym:

  • napisz pismo do Prorektora ds. Umiędzynarodowienia Uczelni z prośbą o takowe połączenie załączając do niego ksero/scan/wydruk z systemu zaakceptowanego wniosku urlopowego. Takie pismo złóż przez EZD kierując do sekretariatu Prorektora.
  • jeżeli chodzi o przedłużenie wyjazdu o weekend (na koszt własny oczywiście), wniosek urlopowy nie jest potrzebny, wystarczy pismo z prośbą.

6. Twój plan wyjazdu uległ zmianie? Bez nerwów, mamy na to rozwiązanie. W takiej sytuacji wystarczy, że złożysz PODANIE O ZMIANĘ WNIOSKU (ścieżka identyczna jak w punkcie 3):

  • Jeżeli zmiany nie mają wpływu na koszty podróży, niezbędne są 3 pierwsze podpisy (na żółto)
  • Jeżeli zmianie podlegają finanse – 3 pierwsze + 2 kolejne (żółte + zielone)
  • Jeśli zmiana dotyczy urlopu płatnego – 3 pierwsze + ostatni (żółte + niebieski)

 

Gratulacje, Twój wniosek wyjazdowy został zatwierdzony i możesz spokojnie procedować dalej! Tylko co to właściwie znaczy?

 

Bilety lotnicze:

1. W pierwszej kolejności skontaktuj się z BIUREM PODRÓŻY, które w danym roku obsługuje naszą Uczelnię. Przekaż im niezbędne dane dotyczące Twojej podróży (terminy, miejsce docelowe) oraz wszelkie Twoje preferencje (miejsce wylotu, rodzaj bagażu) w celu przygotowania dedykowanej dla Ciebie oferty.

Osoby odpowiedzialne za rezerwację biletów:

2. Kiedy już wybierzesz konkretne zestawienie połączeń lotniczych:

  • w przypadku tanich linii, napisz maila do biura podróży, dołączając do wiadomości wyjazdy.bwm@uwm.edu.pl, z wybraną ofertą i prośbą o zakup biletów
  • w przypadku linii regularnych, napisz maila do biura podróży z prośbą o założenie rezerwacji na wybraną ofertę i dopiero po otrzymaniu potwierdzenia, napisz maila do biura podróży, dołączając do wiadomości wyjazdy.bwm@uwm.edu.pl, z wybraną rezerwacją i prośbą o zakup biletów

3. Bilety lotnicze otrzymasz w wersji elektronicznej na swojego maila

4. W ślad za biletami, biuro podróży wystawi również fakturę:

  • w przypadku wyjazdów finansowanych ze środków projektowych, będzie ona przekazana do Ciebie celem opisania i przedłożenia do Kwestury (pokój 04 w Rektoracie)
  • w przypadku wyjazdów finansowanych ze środków innych niż projektowe, faktury opisywane są przez BWM.

 

 

Przedpłaty:

1. W zależności od potrzeb, pobierz i uzupełnij:

2. Obojętnie z której opcji skorzystasz, do wniosku należy załączyć dokumenty pozwalające na dokonanie wspomnianych przedpłat (np. proforma, mail/wydruk ze strony z danymi do przelewu, cennik wydarzenia)

3. Kompletny wniosek zanieś do opłacenia i zaksięgowania przez Kwesturę (pokój 04 w Rektoracie)

4. Dopilnuj koniecznie, żeby po opłaceniu proformy czy innej przedpłaty otrzymać właściwą fakturę (eng. invoice) gdyż będzie ona niezbędna do rozliczenia wyjazdu.

5. Ważne! Jeśli do opłacenia jest po prostu faktura z odroczonym terminem płatności, nie potrzebujesz żadnego wniosku, tylko standardowo opisujesz fakturę i przekazujesz do opłacenia i zaksięgowania przez Kwesturę (pokój 04 w Rektoracie)

 

 

Zaliczka:

1. Wyjazdy zagraniczne potrafią być kosztowne, jednak spokojnie, nie musisz prefinansować ich z własnej kieszeni, możesz zawnioskować o zaliczkę. Pamiętaj jednak, aby najpierw dokonać wszelkich przedpłat (krok 3)!

2. O zaliczkę możesz wnioskować najwcześniej na 2 tygodnie przed wyjazdem (sytuacje losowe się zdarzają, chcemy uniknąć konieczności rozliczania się z czegoś co i tak nie zostało wykorzystane przez odwołany wyjazd) ale nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem delegacji (potrzebujemy trochę czasu na przeprocedowanie sprawy i przekazanie dyspozycji do banku).

3. Aby otrzymać zaliczkę, wyślij maila na adres wyjazdy.bwm@uwm.edu.pl wskazując konkretną kwotę, walutę (w gotówce: PLN lub EUR, przelewem: dowolna) i formę transferu (przelew lub gotówka).

4. Do wyliczenia potrzebnych środków polecamy skorzystać z KALKULATORA.

5. W przypadku gdy chcesz otrzymać przelew, do maila dołącz także uzupełniony i podpisany FORMULARZ DANYCH BANKOWYCH.

 

 

Ubezpieczenie:

1. Jeśli wyjeżdżasz do któregoś z krajów UE, polecamy wyrobić bezpłatną kartę EKUZ.

2. W przypadku podróży do krajów nienależących do UE, koszty ubezpieczenia zwracane są jedynie, gdy UWM w Olsztynie jest wskazany jako Uposażony.

 

Przed wyjazdem polecamy zajrzeć do zakładki „PO POWROCIE” – dzięki temu będzie jasne jakie dokumenty warto zbierać w trakcie podróży i jak powinny być one wystawione, żeby mogły zostać rozliczone.

 

Życzymy miłej podróży i owocnej pracy. Do zobaczenia!