Jesteś tutaj

---Po powrocie

Witaj z powrotem! Welcome back! Herzlich willkommen!

Wierzymy, że międzynarodowa wymiana wiedzy i doświadczeń to klucz do rozwoju naszej Uczelni dlatego bardzo się cieszymy z każdej Twojej wyprawy. Mamy nadzieję, że wyjazd się udał i że będzie ich tylko więcej, ale przypominamy – masz 2 tygodnie na dokończenie formalności i rozliczenie poniesionych kosztów.

 

Chcąc zminimalizować Twój stres i ewentualną ilość poprawek, przygotowaliśmy dla Ciebie CHECKLISTĘ co należy mieć ze sobą do rozliczenia delegacji:

1. DRUK DELEGACJI KRAJOWEJ

  • uzupełniony o niezbędne podpisy i wszystkie informacje dot. podróży w kraju (przykład2)
  • aby ułatwić sobie sprawę, skorzystaj z KALKULATORA
  • pamiętaj żeby na pierwszej stronie wpisać kod finansowy, z którego jest finansowany Twój wyjazd
  • na pierwszej stronie podaj także godziny przekroczenia granicy

        - jeśli podróż odbyła się drogą lądową to sprawa jest jasna, podaj faktyczny czas

        - jeśli przekroczenie granicy wydarzyło się w chmurach, podaj godzinę wylotu z Polski i potem lądowania w Polsce

        - w przypadku połączenia delegacji z urlopem, dni muszą być zbieżne z tymi na wniosku wyjazdowym ale godziny wskaż już wg własnego uznania/sumienia

2. OŚWIADCZENIE O NOCLEGACH I POSIŁKACH

  • dotyczy całego wyjazdu, zarówno podróży krajowej jak i czasu spędzonego za granicą

3. karty pokładowe

  • możesz dostarczyć je w oryginale lub w formie wydrukowanego skanu/zrzutu ekranu/biletu elektronicznego

4. faktury

  • aby móc rozliczyć poniesione wydatki, faktury muszą być wystawione na dane Uczelni:

        nazwa: Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie

        adres: ul. Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn, POLAND

        NIP: PL739-30-33-097

  • faktury, które przyniesiesz do rozliczenia mogą być za:

        - noclegi – zarówno te w kraju jak i te za granicą; w przypadku braku faktury, koszt noclegu zostanie rozliczony ryczałtem

        - parkingi – np. na lotnisku

        - przejazdy – jeśli zamiast biletu dostajesz fakturę

        - udział w konferencji/szkoleniu – jako rozliczenie przedpłaty

  • wszystkie przedłożone do rozliczenia faktury muszą być OPISANE ze wskazaniem kodu finansowego i podpisem dysponenta środków
  • jeśli faktura została opłacona przelewem z Twojego prywatnego konta, dołącz dodatkowo potwierdzenie płatności
  • jeśli faktura dotyczy jakiejś wcześniej opłaconej przedpłaty, w nagłówku opisu daj „rozliczenie przedpłaty”
  • może się zdarzyć, że mimo wszelkich starań nie otrzymasz faktury lub dostaniesz ją na swoje dane osobowe – w takiej sytuacji opisz dokument jak zwykle i dołącz do niego dodatkowo oświadczenie z wyjaśnieniem zaistniałej sytuacji

5. bilety

  • zbieraj wszystkie bilety z całej podróży – kolejowe, autokarowe, komunikacji miejskiej, z dojazdu na/z lotnisko
  • w przypadku gdy nie przyniesiesz żadnych biletów, koszty dojazdów będą rozliczone ryczałtem
  • pamiętaj, że zawsze stawiamy na racjonalność wydatków, a więc opłatę za taksówkę będziesz w stanie rozliczyć wyłącznie w wyjątkowych solidnie uzasadnionych przypadkach (uzasadnienie na piśmie w formie podania do Prorektora ds. Nauki i Współpracy Międzynarodowej przez system EZD)

6. DRUK EWIDENCJI PRZEBIEGU POJAZDU, czyli tzw. „kilometrówka”

7. ubezpieczenie

  • polisa musi zawierać informację, że Uposażonym jest Uczelnia
  • podobnie jak faktury, musisz ten dokument opisać, opatrzyć kodem finansowym
    i podpisem dysponenta środków

8. potwierdzenie udziału

  • w przypadku konferencji naukowej, po powrocie musisz przedstawić certyfikat lub potwierdzenie udziału w konferencji
  • w przypadku stażu naukowego lub wyjazdu w związku z badaniami naukowymi, po powrocie musisz przedstawić potwierdzenie odbycia stażu oraz sprawozdanie z opisanymi efektami swojego wyjazdu

9. OŚWIADCZENIE DO ROZLICZENIA WYJAZDU ZAGRANICZNEGO

  • gdy skompletujesz wszystkie dokumenty, uzupełnij to oświadczenie (przykład3) nocli z takim kompletem dokumentów zapraszamy do BWM!

 

Pamiętaj, że nie ma sytuacji bez wyjścia - wszystkie scenariusze nieopisane w powyższej instrukcji rozpatrywane będą indywidualnie, np. jeśli podczas wyjazdu zdarzą się sytuacje losowe, które wpłyną na jego przebieg (zmiana terminu wyjazdu/powrotu, zmiana środka lokomocji, zwiększenie kwoty wydatków). W takim przypadku napisz podanie przez EZD do Prorektora ds. Nauki i Współpracy Międzynarodowej z opisem zaistniałej sytuacji, wpływem na zaplanowany koszt wyjazdu i w razie potrzeby zgodą dysponenta środków.