Witaj z powrotem! Welcome back! Herzlich willkommen!

Wierzymy, że międzynarodowa wymiana wiedzy i doświadczeń to klucz do rozwoju naszej Uczelni dlatego bardzo się cieszymy z każdej Twojej wyprawy. Mamy nadzieję, że wyjazd się udał i że będzie ich tylko więcej, ale przypominamy – masz 2 tygodnie na dokończenie formalności i rozliczenie poniesionych kosztów.

Chcąc zminimalizować Twój stres i ewentualną ilość poprawek, przygotowaliśmy dla Ciebie CHECKLISTĘ co należy mieć ze sobą do rozliczenia delegacji:

1. DRUK DELEGACJI KRAJOWEJ

• uzupełniony o niezbędne podpisy i wszystkie informacje dot. podróży w kraju (przykład2)
• aby ułatwić sobie sprawę, skorzystaj z KALKULATORA
• pamiętaj żeby na pierwszej stronie wpisać kod finansowy, z którego jest finansowany Twój wyjazd
• na pierwszej stronie podaj także godziny przekroczenia granicy

        - jeśli podróż odbyła się drogą lądową to sprawa jest jasna, podaj faktyczny czas

        - jeśli przekroczenie granicy wydarzyło się w chmurach, podaj godzinę wylotu z Polski i potem lądowania w Polsce

        - w przypadku połączenia delegacji z urlopem, dni muszą być zbieżne z tymi na wniosku wyjazdowym ale godziny wskaż już wg własnego uznania/sumienia

2. OŚWIADCZENIE O NOCLEGACH I POSIŁKACH

• dotyczy całego wyjazdu, zarówno podróży krajowej jak i czasu spędzonego za granicą

3. karty pokładowe

• możesz dostarczyć je w oryginale lub w formie wydrukowanego skanu/zrzutu ekranu/biletu elektronicznego

4. faktury imienne, rachunki i paragony 

• faktury, które przyniesiesz do rozliczenia mogą być za:

        - noclegi – zarówno te w kraju jak i te za granicą (przyjmowany jest również dokument rezerwacji noclegu); w przypadku braku żadnego rachunku, koszt noclegu zostanie rozliczony ryczałtem

        - przejazdy – jeśli zamiast biletu dostajesz fakturę

• parking – za koszt parkingu należy przedłożyć fakturę imienną, rezerwację lub rachunek 

• wyjątkiem jest faktura za konferencję lub szkolenie
• aby móc rozliczyć poniesione wydatki, faktury muszą być wystawione na dane Uczelni:  

• nazwa: Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie
  adres: ul. Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn, POLAND

  NIP: PL739-30-33-097

        - na rachunku/rezerwacji należy wskazać kod finansowy

        - parking czy opłaty autostradowe powinny być rozliczane z kosztów subwencji

• wszystkie przedłożone do rozliczenia faktury, rachunki i paragony z numerem NIP UWM muszą być OPISANE ze wskazaniem kodu finansowego i podpisem dysponenta środków
• jeśli faktura została opłacona przelewem z Twojego prywatnego konta, dołącz dodatkowo potwierdzenie płatności
• jeśli faktura została opłacona kartą, dołącz wydruk fiskanlny lub potwierdzenie płatności z konta
• jeśli faktura dotyczy jakiejś wcześniej opłaconej przedpłaty, w nagłówku opisu daj „rozliczenie przedpłaty”
• może się zdarzyć, że mimo wszelkich starań nie otrzymasz faktury lub dostaniesz ją na swoje dane osobowe – w takiej sytuacji opisz dokument jak zwykle i dołącz do niego dodatkowo oświadczenie z wyjaśnieniem zaistniałej sytuacji

Wszystkie koszty opłacane przez UWM (karta służbowa/przedpłata) muszą być udokumentowane fakturą na UWM

5. bilety - ZMIANA

• wszystkie bilety za część krajową pozostają bez zmian – kolejowe, autokarowe, komunikacji miejskiej, z dojazdu na/z lotnisko
• koszty za bilety zagraniczne są zwracane w przypadku, gdy np. wylądujesz w innej miejscowości, niż docelowa i musisz z tego tytułu ponieść koszt dojazdu. W pozostałych sytuacjach zwracany jest jedynie ryczałt za dojazdy
• za przejazy lokalne zagraniczne zwracany jest jedynie koszt zryczałtowany (bilety są zbędne)
• w przypadku gdy nie przyniesiesz żadnych biletów, koszty dojazdów będą rozliczone ryczałtem
• pamiętaj, że zawsze stawiamy na racjonalność wydatków, a więc opłatę za taksówkę będziesz w stanie rozliczyć wyłącznie w wyjątkowych solidnie uzasadnionych przypadkach (uzasadnienie na piśmie w formie podania do Prorektora ds. nauki i współpracy międzynarodowej przez system EZD)

6. DRUK EWIDENCJI PRZEBIEGU POJAZDU, czyli tzw. „kilometrówka”

• w przypadku korzystania z własnego pojazdu, koniecznie wypisz i przynieś również ten dokument
• szczegółowe wytyczne znajdziesz na stronie: https://kadry.infor.pl/kadry/wynagrodzenia/podroze_sluzbowe/6584467,kilometrowka-2024-ile-wynosi-stawka-za-kilometr.html

7. ubezpieczenie

• polisa musi zawierać informację, że Uposażonym jest Uczelnia
• podobnie jak faktury, musisz ten dokument opisać, opatrzyć kodem finansowym
  i podpisem dysponenta środków

8. potwierdzenie udziału

• w przypadku konferencji naukowej, po powrocie musisz przedstawić certyfikat lub potwierdzenie udziału w konferencji
• w przypadku stażu naukowego lub wyjazdu w związku z badaniami naukowymi, po powrocie musisz przedstawić potwierdzenie odbycia stażu oraz sprawozdanie z opisanymi efektami swojego wyjazdu

9. OŚWIADCZENIE DO ROZLICZENIA WYJAZDU ZAGRANICZNEGO

• gdy skompletujesz wszystkie dokumenty, uzupełnij to oświadczenie (przykład3) i z takim kompletem dokumentów zapraszamy do BWM!

Pamiętaj, że nie ma sytuacji bez wyjścia - wszystkie scenariusze nieopisane w powyższej instrukcji rozpatrywane będą indywidualnie, np. jeśli podczas wyjazdu zdarzą się sytuacje losowe, które wpłyną na jego przebieg (zmiana terminu wyjazdu/powrotu, zmiana środka lokomocji, zwiększenie kwoty wydatków). W takim przypadku napisz podanie przez EZD do Prorektora ds. Nauki i Współpracy Międzynarodowej z opisem zaistniałej sytuacji, wpływem na zaplanowany koszt wyjazdu i w razie potrzeby zgodą dysponenta środków.

* Matryca rozliczeniowa - zmiany od stycznia 2026.

Dodajemy krótką aktualizację dotyczącą zmian w rozliczaniu wyjazdów zagranicznych.

To zestawienie pomoże Ci sprawdzić, jakie wydatki z wyjazdu zagranicznego podlegają zwrotowi, jakie dokumenty musisz zebrać oraz jak wygląda podział finansowania.