I.       Od czego zacząć?

Zapoznaj się z zasadami wyjazdu na praktykę w ramach programu Erasmus+ w UWM w Olsztynie. W przypadku wyjazdów na praktykę musisz być przygotowany na samodzielne znalezienie firmy, w której będziesz mógł zrealizować praktykę.

Tu  możesz znaleźć listę miejsc, gdzie studenci odbywali praktyki w latach ubiegłych. 

Oferty na praktyki są dostępne na stronie 

www.erasmusintern.org

Biuro nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje wynikające z ewentualnego nawiązania współpracy z instytucjami, których oferty dostępne są w powyższym pliku lub na stronie internetowej.

Możesz również poprosić nauczyciela akademickiego (Koordynatora Wydziałowego, promotora czy opiekuna praktyk) o wskazanie możliwych kierunków realizacji mobilności.

Innym pomysłem na znalezienie podmiotu, który może przyjąć na praktykę jest udział w grupach zrzeszających osoby zainteresowane lub doświadczone w wyjazdach studenckich w ramach programu Erasmus+ prowadzonych przez Erasmus Student Network na portalach społecznościowych np. "Studenckie Wyjazdy na Erasmus+" .

II.       Informacje ogólne dotyczące mobilności:

• Praktykę można zrealizować ze statusem studenta/doktoranta/absolwenta
• Terminy rekrutacji i poszczególnych jej etapów dostępne są Harmonogram działań w programie Erasmus+ Praktyki
• Minimalny okres trwania praktyki wynosi 60 dni, maksymalny – jeden i ten sam rok akademicki. W programie Erasmus+  do wyliczania liczby dni stosowany jest przelicznik, w którym każdy miesiąc ma 30 dni. Stypendium Erasmus+ wypłacane będzie przez okres 3 miesięcy. Jeżeli praktyka trwa dłużej niż 3 miesiące, na pozostały okres studentowi może być przyznany status uczestnika programu Erasmus+, ale bez gwarancji wypłaty stypendium.
• Elementy składające się na wysokość stypendium wraz ze wskazaniem kwot dostępne są w tym miejscu.
• Jeżeli student podczas trwania praktyki wystąpi o przedłużenie okresu praktyki, na okres ten będzie przysługiwać mu stypendium finansowe, ale tylko w przypadku posiadania przez Uczelnię wolnych środków finansowych.
• Nie można odbyć praktyk Erasmusa+ w instytucjach unijnych ani w instytucjach odpowiedzialnych za zarządzanie unijnymi programami, ani także w polskich placówkach dyplomatycznych za granicą.
• Praktyki nie są wyjazdami zarobkowymi, ale stażami zawodowymi w instytucjach zagranicznych (firmach, organizacjach i stowarzyszeniach, placówkach naukowo-badawczych, muzeach, bibliotekach, szpitalach itp.).
• Praktyka może odbyć się w semestrze letnim lub w okresie wakacji letnich. Pamiętaj jednak, że praktyka musi zostać zakończona do dnia 30 września (nie dotyczy realizacji praktyki jako absolwent).
• W przypadku rezygnacji z realizacji praktyki należy dostarczyć do Biura odpowiedni dokument (wystarczający jest skan/zdjęcie przesłane e-mailem)- wzór do pobrania: Formularz rezygnacji z wyjazdu w ramach Erasmus+
• Decydując się na realizację praktyk w ramach programu Erasmus+ należy uwzględnić zgodność praktyki z programem i kierunkiem studiów. Praktyka może być praktyką obowiązkową lub nieobowiązkową (z punktu widzenia programu kształcenia), ale zawsze powinna gwarantować nabycie kompetencji związanych z kierunkiem studiów studenta.
• Możliwość realizowania mobilności ze statusem absolwenta wymaga zrekrutowania się na odpowiednią rekrutację w trakcie ostatniego roku studiów.
• Będąc studentem ostatniego roku studiów musisz zakończyć swoją praktykę przed uzyskaniem absolutorium (wyjazd na praktykę jako student, a nie absolwent).

W przypadku ograniczonych środków w programie Erasmus+ Uczelnia ma prawo do określenia maksymalnej ilości dni, które będą finansowane z zachowaniem zasad równego traktowania wszystkich Uczestników programu.

III.       Rekrutacja

Proces rekrutacji przebiega w następujący sposób:

• dostarczenie uzupełnionego  podpisanego formularza aplikacyjnego przez studenta do Koordynatora Wydziałowego;

 Koordynator Wydziałowy jest pracownikiem naukowo-dydaktycznym Twojego Wydziału i jest odpowiedzialny jest za rekrutację oraz kwalifikację kandydatów na wyjazd w ramach programu Erasmus+ na wydziale.

• sporządzenie listy kandydatów wyrażających chęć wyjazdu przez Koordynatora Wydziałowego i przekazaniu jej do Biura ds. Współpracy Międzynarodowej
• analiza formularzy aplikacyjnych i wydanie decyzji dotyczącej możliwości dofinansowania mobilności oraz w jakiej wysokości
• przygotowanie i dostarczenie dokumentów wymaganych do sporządzenia umowy na realizację mobilności
• podpisanie umowy, otrzymanie pierwszej części stypendium (70%) i realizacja mobilności
• po zakończonej mobilności dostarczenie odpowiednich dokumentów i uzupełnienie raportu w systemie oraz wypłata pozostałej części stypendium (30%)

Przeważnie organizowane są dwie rekrutacje na realizację mobilności:

Pierwsza: przeznaczona jest dla przyszłych absolwentów, którzy są w trakcie ostatniego roku studiów, tj. semestrem zimowy kończą edukację na uniwersytecie/zdobędą tytuł naukowy

Druga: jest skierowana dla studentów, którzy zrealizują praktykę w trakcie trwania studiów oraz do przyszłych absolwentów, którzy semestrem letnim kończą edukację na uniwersytecie/zdobędą tytuł naukowy

Terminy rekrutacji i poszczególnych jej etapów dostępne są Harmonogram działań w programie Erasmus+ Praktyki. Prosimy o zapoznanie się z terminami !!!

IV.       Formularz rekrutacyjny i kryteria 

V.       Przed wyjazdem - przygotowanie dokumentów i zakwaterowanie 

Po otrzymaniu decyzji dotyczącej możliwości dofinansowania mobilności rozpocznij przygotowanie i kompletowanie niezbędnych dokumentów, które zostaną Tobie wskazane w wiadomości z przesłaną decyzją.

Wszystkie dokumenty należy wysyłać w formie skanów na adres e-mail pracownika BWM odpowiedzialnego za wyjazdy studentów na praktyki.

Poniżej zawarto informacje o dokumentach, które należy dostarczyć.

1. Letter of Intent jest deklaracją chęci współpracy z Uniwersytetem Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie w ramach programu Erasmus+ przy realizacji praktyk.

Wzór tego dokumentu do uzupełnienia przez instytucje przyjmująca otrzymają Państwa od Biura po otrzymaniu decyzji o możliwości dofinansowania praktyki.

Letter of intent nie jest wymagany w przypadku wyjazdu do instytucji, w której praktyki realizowane były w latach poprzednich lub z którą Uczelnia ma podpisaną umowę bilateralną. 

2. Learning Agreement for Traineeships 

Jest to „Porozumieniu o programie praktyk”, które wypełniasz w porozumieniu z Koordynatorem Wydziałowym, a które zatwierdza instytucja przyjmująca. Dokument ten powinien być wypełniony w języku angielskim lub języku, w którym odbędzie się praktyka. Będzie on podstawą uznania i zaliczenia praktyki.

Wskazówki do: Learning Agreement for Traineeships 

3. Zgoda Dziekana Wydziału/ Dyrektora Szkoły Doktorskiej (nie dotyczy absolwentów) 

Jesteś zobligowany do uzyskania pisemnej zgody Dziekana/ Dyrektora na odbycie praktyki, w ramach programu Erasmus+. Przekazując podanie Dziekanowi/Dyrektorowi musisz także przedstawić propozycję LAT zawierającą program praktyk, jaki będziesz realizować w instytucji zagranicznej. Na tej podstawie Dziekan/Dyrektor wyrazi zgodę na realizację praktyk za granicą.

Absolwenci będą zobowiązani do dostarczenia zaświadczenia o ukończenia studiów wydanego przez dziekanat.

4. Zaproszenie 

pismo lub forma e-mail  (muszą być podane konkretne daty mobilności – dzień, miesiąc i rok oraz wskazanie osoby zapraszającej i zapraszanej)

5. Formularz danych bankowych + oświadczenie o planowanej podróży

Formularz ten wypełniasz w celu umożliwienia przesłania odpowiedniej kwoty stypendium na Twoje konto osobiste. Formularz wypełniasz na komputerze i podpisany przekazujesz do BWM.

W formularzu należy wpisać numer konta obsługującego walutę euro, gdyż stypendium będzie również wypłacane w tej walucie.

6. Ubezpieczenie

Student/absolwent wyjeżdżający na praktykę zobowiązany jest do posiadania ubezpieczenia zdrowotnego - karty EKUZ (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego - http://www.nfz.gov.pl/dla-pacjenta/zalatw-sprawe-krok-po-kroku/jak-wyrobic-karte-ekuz/) lub polisy odpowiadającej zakresowi EKUZ (jeśli nie można karty EKUZ uzyskać), odpowiedzialności cywilnej (OC) oraz następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) uznawanego w kraju odbywania praktyki oraz ważnego przez cały okres jej trwania.

! Pamiętaj, aby upewnić się czy w przypadku wyjazdu do Turcji, Macedonii Północnej i Serbii nie ma obowiązku wykupienia dodatkowego ubezpieczenia, które jest niezbędne do zalegalizowania pobytu!

UWAGA!: Obowiązkowa rejestracja wyjazdu w systemie ODYSEUSZ https://odyseusz.msz.gov.pl/Home/RegisterTravel 

7. Oświadczenia dla "osób z mniejszymi szansami"

Osoby (studenci i absolwenci), które będą spełniać kryteria ujęte w definicji „osób  z mniejszymi szansami” będą otrzymywać dodatkowo kwotę 250 EUR na każdy miesiąc pobytu przy wyjazdach długoterminowych.  Student jest zobowiązany do podania informacji o spełnieniu jednego z poniższych kryteriów podczas kwalifikacji wydziałowej w formularzu aplikacyjnym oraz dostarczenia wymaganych dokumentów. W przeciwnym razie Uczelnia nie gwarantuje wypłaty dodatku socjalnego.  

Wymagane dokumenty (poniższe oświadczenie i/lub odpowiedni dokument):

• Studenci, absolwenci i doktoranci posiadający dzieci w wieku do lat 8 (w roku realizacji mobilności)
• Osoby korzystające z prawa do azylu lub posiadające status uchodźcy -  przedstawienie zaświadczenia z rejestru PESEL z terminem ważności do końca planowanej mobilności ("Status cudzoziemca UKR- Cudzoziemiec, któremu nadano numer PESEL w związku z konfliktem na terytorium Ukrainy")
• Osoby z niepełnosprawnościami- podstawa prawna-  orzeczenie o stopniu niepełnosprawności
• Osoby ze środowisk uboższych - Decyzja UWM o przyznaniu stypendium socjalnego. Dla studentów, którzy będą wyjeżdżać jako absolwenci będą brane pod uwagę decyzje wydane na ostatnim roku studiów.
• Grupa studentów spełniających kryteria określone w zarządzeniu rektora

Organizacja zakwaterowania – kilka podpowiedzi

Jeśli wybierasz się na praktykę skontaktuj się z instytucją przyjmującą i poproś o pośrednictwo w znalezieniu zakwaterowania.

Jeśli jest to niemożliwe, postaraj się samodzielnie zorganizować zakwaterowanie.

Innym pomysłem na znalezienie informacji o miejscach polecanych do zakwaterowania jest udział w grupach zrzeszających osoby zainteresowane lub doświadczone w wyjazdach studenckich w ramach programu Erasmus+ prowadzonych przez Erasmus Student Network na portalach społecznościowych np. "Studenckie Wyjazdy na Erasmus+" .

Nie zwlekaj! Pamiętaj, że zakwaterowanie leży w Twojej gestii i nie powinieneś tego zrobić przed samym wyjazdem!

Podpisanie umowy o grant

Przed wyjazdem jesteś zobligowany do podpisania Umowy Uczelnia-Student, która wypełniania jest komputerowo w 2 egzemplarzach przez pracownika BWM. Umowę podpisujesz osobiście w BWM po uprzednim umówieniu się na spotkanie (wyłącznie poprzez korespondencję mailową) na 21 dni przed rozpoczęciem mobilności.

Uczestnicy otrzymują przed wyjazdem 70% przyznanego stypendium, pozostałą kwotę po rozliczeniu wyjazdu!

Na podstawie umowy zobowiązujesz się do:

• odbycia praktyki w instytucji zagranicznej w zadeklarowanym okresie;
• zrealizowania programu praktyk uzgodnionego przed wyjazdem w „Porozumieniu o programie praktyk” (LAT podpisany przez wszystkie 3 strony);
• bezzwłocznym powiadomieniu Uczelni w razie jakichkolwiek zmian nanoszonych do LAT;
• dostarczenia w terminie do 30 dni po zakończeniu trwania praktyki dokumentów: uzupełnione porozumienie o programie praktyki (LAT) o sekcję „po zakończeniu mobilności” (after mobility) lub oryginalne zaświadczenie o odbytych praktykach wraz z dokładnymi datami pobytu.
• posiadania ubezpieczenia na czas wyjazdu;
• wypełnienia raportu/ankiety on-line po zakończeniu mobilności.

Podpisanie umowy nie będzie możliwe w sytuacji braku niezbędnych dokumentów.

Wizy i legalizacja pobytu

Wyjazdy studentów na praktykę w krajach Unii Europejskiej nie wymagają ubiegania się o wizę, aczkolwiek pozostaje w mocy obowiązek zalegalizowania pobytu w danym kraju, w odpowiednich urzędach na pobyt dłuższy niż 3 miesiące. Pamiętaj jednak o tym, aby przed wyjazdem zajrzeć na stronę Ministerstwa Spraw Zagranicznych (www.msz.gov.pl).

W przypadku wyjazdu do Turcji będziesz zobowiązany uzyskać wizę uprawniającą do wjazdu i pobytu na terenie Turcji. Nie ma możliwości do wjazdu do Turcji za okazaniem dowodu osobistego.

Więcej informacji o wymogach poszczególnych państw dostępnych jest na stronie MSZ.

VI.       W trakcie realizacji mobilności

1. Po przybyciu na miejsce realizacji praktyki

Po dotarciu na miejsce musisz wykonać kilka podstawowych czynności, do których należą:

• kontakt z opiekunem Twojej praktyki;
• zalegalizowanie pobytu;
• zapoznanie się z dokładnym programem praktyk. Jeżeli program praktyki nie może zostać zrealizowany pomimo wcześniej otrzymanego programu praktyk, musisz w porozumieniu z opiekunem praktyk instytucji zagranicznej i macierzystej wprowadzić zmiany w LAT, w terminie do 1 miesiąca po przyjeździe 
• ustalenie z opiekunem praktyki w instytucji przyjmującej Twoich obowiązków.

W przypadku praktyki obowiązkowej, która stanowi integralną część studiów w uczelni macierzystej, zaliczenie praktyki następuje na warunkach określonych przez uczelnię.

W przypadku praktyk nieobowiązkowych należy zadbać również o jej wpisanie do Suplementu do Dyplomu jako dodatkowego osiągnięcia studenta. W obydwu przypadkach zaliczenie praktyki będzie wymagało dostarczenia macierzystej uczelni dokumentu, w którym instytucja przyjmująca potwierdzi jej zrealizowanie.

 2.  Przedłużenie pobytu

Przedłużenie pobytu w instytucji przyjmującej w ramach programu Erasmus+ jest możliwe tylko w obrębie jednego roku akademickiego. Nie można przedłużyć pobytu na kolejny rok akademicki, nawet bez otrzymania stypendium. Aby przedłużyć pobyt o kolejne miesiące w ramach tego samego roku akademickiego należy uzyskać zgodę instytucji przyjmującej (również w formie dokumentu lub e-maila) i swojej uczelni, uzgodnić “Porozumienie o programie praktyki” na kolejny okres i podpisać stosowny aneks do umowy z UWM w Olsztynie.

Decydując się na przedłużenie pobytu pamiętaj, że stypendium Erasmus będzie wypłacane maksymalnie przez okres do 3 miesięcy. Jeżeli praktyka trwa dłużej niż 3 miesiące możesz otrzymać status uczestnika programu Erasmus+, a na okres ten będzie przysługiwać stypendium finansowe, ale tylko w przypadku posiadania przez Uczelnię wolnych środków finansowych.

VII.      Po zakończeniu praktyki

Po przyjeździe ze stypendium w pierwszej kolejności zgłoś się do BWM w terminie określonym w umowie Uczelnia-Student w celu rozliczenia się z wyjazdu.

Finalne rozliczenie mobilności z UWM w Olsztynie polega na złożeniu dokumentów

1. uzupełnione porozumienie o programie praktyki (LAT) o sekcję „po zakończeniu mobilności” (after mobility) wraz z dokładnymi datami pobytu
2. oświadczenie o odbytej podróży (dotyczy w przypadku realizacji podróży w formie Green travel oraz w przypadku zmiany sposobu podróży wskazanego w oświadczeniu o planowanej podróży) i bilety jako dowód odbytej podróży (samolot, pociąg, autobus).

 Twoim obowiązkiem wynikającym w podpisanej umowy jest także wypełnienie w formie on-line raportu/ankiety studenta, do której link otrzymasz na skrzynkę mailową po zakończeniu mobilności.

Studenta powinien przystąpić do testu językowego na platformie OLS (zalecane, lecz nie obligatoryjne do rozliczenia mobilności). 

Na tej podstawie zostaniesz rozliczony z wyjazdu, zostanie także wypłacona zaległa kwota stypendium.

W następnej kolejności skontaktuj się ze swoim Koordynatorem Wydziałowym w celu przedłożenia mu kopii  dokumentów otrzymanych z instytucji partnerskiej. Kopię dokumentów dostarcz również do dziekanatu. Na tej podstawie praktyka zostanie wpisana do Suplementu do Dyplomu.

Jeśli nie możesz skorzystać z mobilności prosimy o przesłanie poniższego dokumentu do Biura (wystarczający jest skan/zdjęcie przesłane e-mailem). 

Formularz rezygnacji z wyjazdu w ramach Erasmus+