Strefa studenta

Jedną z ważniejszych zmian dotyczących Erasmus+ jest możliwość wielokrotnego wyjazdu studentów, także tych, którzy już uczestniczyli w programie LLP Erasmus. Ograniczeniem dla tych wyjazdów jest długość oraz cykl studiów. Tzn., że w programie Erasmus+ każda osoba będzie miała do dyspozycji tzw. kapitał mobilności, który dla studiów I, II i III stopnia wynosi 12 miesięcy, a w przypadku studiów jednolitych magisterskich – 24 miesiące. Tym samym student otrzymuje możliwość wyjazdów trwających nie dłużej niż  12 miesięcy na każdym stopniu studiów, a 24 miesiące w przypadku jednolitych studiów magisterskich. W praktyce oznacza to, że np. student studiów I stopnia będzie mógł wyjechać na stypendium trwające 12 miesięcy, lub będzie mógł wyjechać dwukrotnie na stypendia trwające 6 miesięcy itd. Okres trwania studiów za granicą pozostaje bez zmian i wynosi 3 – 12 miesięcy.

Wprowadzenie 

Zapoznaj się z poniższymi informacjami oraz z: 

- Wytycznymi ERSMUS+ 2024/2025 Studia

- Karta Studenta Erasmusa+ (PL) ERASMUS+ Student Charter (EN).  

Sprawdź, z jakimi uczelniami Twój Wydział ma podpisaną umowę międzyinstytucjonalną na wymianę studentów.

Kwalifikacja jest podzielona na  etapy:

I. Kwalifikacja wydziałowa oraz za pomocą systemu USOSweb:
- sporządzenie listy kandydatów wyrażających chęć wyjazdu, przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej przez koordynatora wydziałowego oraz Dziekana.

- rekrutacja przez system USOSweb – (w załączniku instrukcja) USOSWEB – REKRUTACJA STUDENT

Po zakończonej rekrutacji student jest zobowiązany dostarczyć formularz zgłoszeniowy wydrukowany z systemu USOSweb  do koordynatora wydziałowego.

Szczegółowy opis rekrutacji dostępny w harmonogramie. 

Kryteria w trakcie rekrutacji:

W kwalifikacji mogą uczestniczyć studenci i doktoranci UWM w Olsztynie.

Pierwszeństwo w kwalifikacji mają osoby ubiegające się o wyjazd na studia do jednostki będącej partnerem strategicznym UWM (Hochschule Offenburg) w ramach projektu Uniwersytety Europejskie.

Kolejne kryteria uwzględniane w procesie kwalifikacji:

• Udział w mobilności po raz pierwszy.
• Określona przez wydział średnia ocen z ostatniego zamkniętego semestru.
• Bardzo dobra, praktyczna znajomość języka obcego, umożliwiająca uczestnictwo w ćwiczeniach i wykładach oraz przystąpienie do egzaminów w zagranicznej uczelni partnerskiej.

 Dodatkowe kryteria uwzględniane w procesie kwalifikacji:

• Doświadczenie międzynarodowe np.: działalność w studenckich organizacjach międzynarodowych, pomoc w organizacji międzynarodowych konferencji itp.
• Cechy osobowościowe, jak otwartość w kontaktach międzyludzkich i umiejętność ich nawiązywania, samodzielność, odpowiedzialność, motywacja i kreatywność w działaniu.

Przed wyjazdem

Przygotowanie dokumentów

Po zakwalifikowaniu się na studia, wraz ze swoim koordynatorem sprawdź, jakie dokumenty powinieneś przygotować oraz nawiąż kontakt z osobą odpowiedzialną za przyjmowanie studentów w ramach programu Erasmus+ na uczelni przyjmującej. Pamiętaj o złożeniu wymaganych dokumentów do Twojego koordynatora wydziałowego oraz o wysłaniu wymaganych dokumentów do uczelni zagranicznej.

Co musisz dostarczyć do Biura ds. Współpracy Międzynarodowej (dokumnety w formie skanu) przed wyjazdem? 

• Formularz aplikacyjny – uzupełniony w systemie USOSweb
• Learning Agrement for Studies (LA) 

Na etapie rekrutacji musisz wypełnić pierwszą część, gdzie jesteś zobowiązany podać wszystkie dane oraz sekcję „Before the Mobility”. Najlepiej, gdy o pomoc poprosisz koordynatora wydziałowego.

Kolejną sekcję „During the Mobility” uzpełniasz, gdy juz jesteś na wymianie, ale tylko w przypadku, gdy niezbędne jest dokonanie zmian w liście przedmiotów z sekcji „Before the Mobility”. W innym przypadku nie masz takiego obowiązku.

Ostatnia sekcja „After the Mobility” uzupełniania jest po zaliczeniu wszystkich przedmiotów i będzie spójna z poprzednimi sekcjami.

Pamiętaj, że tę część dokumentu musi podpisać uczelnia przyjmującą, a daty długości Twojego pobytu, są datami kiedy pierwszy raz pojawiłeś się na zajęciach na uczelni przyjmującej bądź na oficjalnym spotkaniu organizowanym dla studentow przyjeżdzających, a datą końcową jest ostatni dzień pobytu na uczelni zagranicznej, ale nie wyjazdu z kraju przyjmującego.

Pamiętaj, że każda z poszególnych sekcji zawsze musi być podpisana przez trzy strony (Ciebie-studenta, uczelnię macierzystą oraz uczelnię przyjmującą).

• Zgoda dziekana – dokument dostępny w systemie USOS E-podanie (musisz pamiętać, że Dziekan może wyrazić zgodę dopiero po zaliczeniu  przez Ciebie semestru, wówczas dokument należy dostarczyć bezpośrednio do Biura ds. Współpracy Międzynarodowej)

     Instrukcja: PL ; EN 

• ubezpieczenie (karta EKUZ)- proszę zgłosić się do Biura w celu uzyskania zaświadczenia do NFZ (jest to ostatni krok przed podpisaniem umowy), http://www.nfz.gov.pl/dla-pacjenta/zalatw-sprawe-krok-po-kroku/jak-wyrobic-karte-ekuz/
• potwierdzenie przyjęcia (letter of acceptance) z uczelni przyjmującej (zdobycie tego dokumentu należy do studenta a nie Koordynatora czy naszego Biura!), zawierające daty trwania semestru/roku akademickiego
• Dane Bankowe – uzupełnione w systemie USOSweb (przelew w walucie EURO)
• link lub kalendarz od kiedy zaczyna się i kiedy kończy się semestr (jeśli takiej informacji nie ma w zaproszeniu). Możesz również sprawdzić daty na stronie uczelni lun napisać maila do koordynatora (uczelnia przyjmująca). Na podstawie kalendarza podpisuje się umowę o grant. Proszę zwrócić uwagę na ten punkt aby prawidłowo podać daty początku i końca mobilności, ponieważ wpłynie to na wysokość otrzymanego stypendium.
• Test biegłości językowej w formie on-line (Platforma OLS).

UWAGA!: Obowiązkowa rejestracja wyjazdu w systemie ODYSEUSZ https://odyseusz.msz.gov.pl/Home/RegisterTravel

Organizacja zakwaterowania

Pamiętaj, że student sam organizuje sobie zakwaterowanie. Niekiedy uczelnie oferują akademiki lub pomoc dla studentów przy zakwaterowaniu. Wówczas należy dokładnie  zapoznać się z procedurą i przesłać aplikację w wyznaczonym terminie.

Informację o tym czy uczelnia oferuje taką pomoc należy szukać na stronach uczelni. Adresy dostępne są w bazie umów na naszej stronie lub u koordynatora wydziałowego.

Ubezpieczenie i leczenie za granicą

Po uzyskaniu potwierdzenia przyjęcia, oficjalnego zaproszenia oraz materiałów informacyjnych z uczelni przyjmującej, student przed wyjazdem otrzymuje w BWM zaświadczenie do NFZ,  w celu wydania Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). Jest to dokument uprawniający do korzystania ze świadczeń zdrowotnych podczas pobytu w krajach Unii Europejskiej.  Ponadto zalecane jest posiadanie dodatkowego ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz odpowiedzialności cywilnej (OC), które student wykupuje we własnym zakresie. 

Student lub uczestnik studiów doktoranckich zgłoszony do ubezpieczenia jako członek rodziny po ukończeniu 18 roku życia musi załączyć do wniosku kopię aktualnej legitymacji ucznia/studenta lub inną formę zaświadczenia o kontynuowaniu nauki.

Zasady dotyczące ubezpieczeń w Turcji

10 Things to Do for Erasmus+ Exchange Students in Turkey

 Podpisanie umowy o grant

Przed wyjazdem jesteś zobligowany do podpisania Umowy Uczelnia-Student, którą przygotowuje pracownik BWM, po uprzednim kontakcie mailowym i umówieniu się na spotkanie na 21 dni przed rozpoczęciem mobilności. Biuro przyjmuje interesantów od poniedziałku do czwartku w godz. 9.00 – 13.00.

Wizy i legalizacja pobytu

Wyjazdy studentów na okres studiów w krajach Unii Europejskiej nie wymagają ubiegania się o wizę, aczkolwiek pozostaje w mocy obowiązek zalegalizowania pobytu w danym kraju, w odpowiednich urzędach na pobyt dłuższy niż 3 miesiące.

Przyjazd na uczelnię zagraniczną 

Po przybyciu na uczelnię musisz wykonać kilka podstawowych czynności, do których należą:

- kontakt z koordynatorem wydziałowym na uczelni partnerskiej;
- immatrykulacja na uczelni partnerskiej;
- zalegalizowanie pobytu;
- zapoznanie się z aktualnym programem zajęć (jeżeli niektóre z przedmiotów nie są realizowane pomimo wcześniej otrzymanego programu studiów musisz w porozumieniu z koordynatorem wydziałowym uczelni partnerskiej i macierzystej wprowadzić zmiany w Learning Agreement – section to be completed DURING THE MOBILITY).

UWAGA! Podstawą zaliczenia przedmiotów w Polsce jest uzyskanie ocen i punktów ECTS na wykazie zaliczeń (Transcript of Records) ze wszystkich przedmiotów zawartych w LA. Na niektórych uczelniach system oceniania może się różnić i nie ze wszystkich przedmiotów otrzymuje się oceny. W takim przypadku skontaktuj się z koordynatorem wydziałowym na uczelni macierzystej i ustal warunki zaliczenia.

W przypadku wystąpienia konieczności wcześniejszego powrotu do kraju natychmiast skontaktuj się z koordynatorem wydziałowym i poinformuj uczelnianego pracownika odpowiedzialnego za program Erasmus+ – mgr Monika Ilkiewicz z Biura ds. Współpracy Międzynarodowej  monika.ilkiewicz@uwm.edu.pl

Po przyjeździe

Po przyjeździe ze stypendium zgłoś się do BWM w terminie określonym w umowie Uczelnia–Student w celu rozliczenia wyjazdu.

Musisz przedłożyć następujące oryginalne dokumenty:

•  potwierdzenie pobytu na uczelni zagranicznej,
•  uzupełnione porozumienie o programie studiów na uczelni zagranicznej (LA) o sekcję „po zakończeniu mobilności” (after mobility) lub wykaz zaliczeń (Transcript of Records),
•  oświadczenie o odbytej podróży oraz bilety jako dowód odbytej podróży (samolot, pociąg, autobus),
• sprawozdanie elektroniczne składane w systemie Beneficiary Module - wezwanie do złożenia ankiety generowane jest automatycznie przez system BM po terminie zakończenia wyjazdu (wskazanym w indywidualnej umowie stypendialneji wysyłane na adres elektroniczny wskazany w umowie,
• testu językowego na platformie OLS.

Konsekwencją niezłożenia wymaganych dokumentów oraz nie wypełnienia sprawozdania elektronicznego w systemie Beneficiary Module może być konieczność zwrotu przyznanego studentowi stypendium. 

Następnie skontaktuj się ze swoim koordynatorem wydziałowym w celu przedłożenia mu dokumentów otrzymanych z uczelni partnerskiej potwierdzonych uprzednio przez BWM. Wraz z nim udaj się do Dziekana Twojego Wydziału. Na podstawie TR oraz potwierdzenia pobytu w ramach programu Erasmus zostanie Ci zaliczony okres studiów odbytych za granicą.

Po zakończonej mobilności student otrzyma z Biura  ds. Współpracy Międzynarodowej kartę obiegową, którą będzie zobowiązany przesłać do Koordynatora Wydziałowego w celu uzyskania podpisu elektronicznego na dokumencie. Ostatecznie student musi przesłać do Biura  ds. Współpracy Międzynarodowej podpisany dokument.

Finalne rozliczenie mobilności z UWM w Olsztynie (złożeniu dokumentów wymienionych w art. V w sekcji ‘Po powrocie’ dokumentu Wytyczne ERSAMUS 2024/2025 Studia) w terminie określonym w umowie (30 dni od daty zakończenia trwania umowy) pod rygorem nie zaliczenia okresu studiów zrealizowanych za granicą.

 Europa stoi przed Tobą otworem!

Formularz rezygnacji z wyjazdu w ramach Erasmus+